Ce mot un peu barbare ne vous évoque peut-être rien si vous ne travaillez pas dans le spectacle vivant, ou si vous venez tout juste de l’intégrer.

Le métier d’un producteur, ou organisateur de spectacles, c’est avant tout de vendre des billets. Billets de concert, de théâtre, de spectacle musical, de danse, etc. En effet, les recettes de billetterie représentent l’essentiel des gains d’un producteur. Afin de savoir s’il couvre l’ensemble de ses frais, un producteur doit donc impérativement suivre les ventes et les recettes de chacun de ses spectacles, le plus régulièrement possible : c’est ici qu’interviennent les pointages.

Un « pointage », ou « point des ventes », est une image à un instant t du nombre de billets vendus pour un spectacle par catégorie de prix (carré or, catégorie 1, fosse…), par type de tarif (normal, réduit, adhérent…) et par réseau de distribution ou point de vente (Fnac, Ticketmaster, guichet salle…). Compilé sur un même fichier, il permet de suivre régulièrement (en général deux fois par semaine les mardi et vendredi) l’évolution des ventes du spectacle.

Il y a différentes façons de faire les pointages…

Si un producteur ou une association n’utilise aucun progiciel de billetterie, les pointages sont effectués sur un tableur (par exemple Excel). Il faut donc, pour chaque spectacle mis en vente, créer un tableau daté du jour, détaillé par catégorie, tarif et canal de distribution, et indiquer le nombre de billets vendus par chacun, ce qui peut vite devenir un véritable casse-tête chinois !

Ces chiffres de vente sont le plus souvent consultables en temps réel via un espace « point producteur » disponible sur les sites internet des distributeurs. Si vous avez des billets en vente chez un revendeur indépendant n’offrant pas cette possibilité, il vous faudra récupérer leurs chiffres de vente d’une autre manière au préalable (téléphone, e-mail, ou fax pour ceux qui l’utilisent encore…si, si il y en a !).

En revanche si vous, le chargé de billetterie, êtes équipé d’un progiciel, vous aurez la possibilité d’éditer automatiquement un état des ventes totales, si toutefois l’ensemble des distributeurs est interfacé, ce qui n’est pas toujours le cas. Sinon vous serez dans l’obligation de compiler toutes ces données sur un même tableau, comme si vous n’aviez pas de logiciel de billetterie.

Tout ceci peut donc se montrer encore très archaïque et pour le moins fastidieux…

… Et puis il y a PIMS 🙂

Quel chargé de billetterie n’a pas rêvé d’allumer son ordinateur et de pouvoir suivre les ventes, quasiment en temps réel, juste en appuyant sur un bouton ? Vous en avez rêvé, PIMS l’a fait. Fini de rentrer tous les points à la main et de finir la journée avec un strabisme divergent à force de se tromper de case. Attention je parle ici uniquement de spectacles interfacés ou en ITR (interface temps-réel). Les ventes d’un partenaire non-interfacé ou d’un point de vente non-équipé ayant reçu un dépôt de billetterie seront malheureusement toujours à rentrer manuellement, c’est logique. Mais PIMS a l’avantage de créer automatiquement chaque nouveau tableau du jour et de reprendre les derniers chiffres enregistrés, ce qui est un gain de temps considérable.

Le suivi des ventes est non seulement essentiel pour connaître le nombre total de billets vendus mais il est utile à plusieurs niveaux. Outre le fait de devoir, et c’est bien normal, indiquer régulièrement aux artistes quel sera le remplissage de la salle le jour de la représentation, les pointages permettent au chargé de billetterie de gérer ses quotas dans chaque canal de vente, faire évoluer sa jauge, ajuster la politique tarifaire. Ils permettent également d’adapter le plan de communication, de faire remonter des acomptes de recettes, et d’informer les différents partenaires du remplissage. Producteur, chef de salle, responsable marketing, chef comptable, agent, manager et bien évidemment les Artistes, nombreux sont ceux qui attendent ces chiffres avec impatience à chaque nouvelle occurrence.

L’application PIMS permet de répertorier intelligemment ces données et de les analyser, mais également de comparer le comportement des ventes avec les différentes campagnes de promotion mises en place et avec les périodes clé de l’année (fêtes de Noël, jours fériés, vacances, etc).

Ça laisse rêveur non ? 😉