L‘automatisation de l’envoi des rapports chiffrés à vos partenaires (mais aussi agents et lieux avec lesquels vous travaillez) est maintenant disponible dans Pims.

Jusqu’à présent, il était possible de générer et envoyer des rapports de vos chiffres de ventes à vos partenaires manuellement depuis la plateforme.

Bien que pratique et souple, cette option nécessite tout de même d’y accordier un peu de temps.

Avec l’automatisation du reporting, le problème ne se pose plus. Décidez à quelle fréquence vous souhaitez communiquer à vos partenaires/agents/lieux et nous nous occupons du reste.

Comment automatiser le reporting ? 

Il vous suffit de contacter le support technique (via le formulaire dédié situé dans le pied de page du back-office de Pims ou par un email à l’adresse support@pims.io) pour demander l’automatisation de l’envoi des rapports à vos partenaires. De cette façon, ceux-ci recevront automatiquement à une fréquence donnée (que vous définissez) les rapports de ventes que vous souhaitez leur envoyer.

Prenons un exemple.

Vous avez décidez d’automatiser l’envoi des rapports deux fois par semaine (mardi et vendredi) à 10h.

Avant 10h, on observe dans Billetterie > Partenaires que pour chaque partenaire associé à une ou des séances, l’icône d’enveloppe est rouge. Cela veut dire que des pointages peuvent être envoyés, mais ne l’ont pas encore été.

Pour rappel, les partenaires avec une enveloppe grisée ne sont, eux, associés à aucune séance et ne recevront donc aucun reporting.

En automatisant, dès 10h, les enveloppes apparaîtront en vert, comme dans l’exemple ci-dessous.

Vous l’avez compris : une fois paramétré, plus besoin d’y penser !

Et si vous travaillez avec un nouveau partenaire, il vous suffira de l’ajouter dans Billetterie > Partenaires et nous le prendrons en compte automatiquement lors du prochain envoi.

ATTENTION : Avec l’automatisation, il est impossible de différencier le jour et l’heure de l’envoi au sein d’un même groupe (partenaires/lieux/agents). L’envoi des rapports se fera pour tous les membres d’un même groupe le même jour à la même heure. S’il vous est nécessaire de différencier les moments d’envoi de vos rapports (par exemple un envoi chaque matin pour un partenaire, et un envoi hebdomadaire pour un autre), il vous faudra rester en mode manuel pour le moment.

Le reporting, ça marche comment déjà ? 

Prenons le cas d’une salle de spectacle en Bretagne dont le Responsable Billetterie souhaite pouvoir envoyer deux fois par semaine des rapports contenant les chiffres de ventes aux partenaires de la salle.

1. Pour cela, il commence par cliquer sur Billetterie > Partenaires pour lister ses partenaires et leurs adresses mails associées.
2. Il retourne en suite dans ses séances, puis dans l’onglet Général de chacune, pour associer chaque partenaire à la séance qui le concerne.
3. Une fois que c’est fait, dans Billetterie > Partenaires, une icône représentant une enveloppe rouge apparaît devant tous les partenaires associés à des séances en cours de commercialisation.

4. Le Responsable Billetterie n’a plus qu’à générer manuellement des rapports en cliquant sur chaque partenaire, puis sur l’onglet Reporting (ou bien à partir de ses séances/séries).

5. Une fois envoyé, voici le type de reporting que le partenaire recevra. A noter que les informations présentes dans le reporting sont personnalisables à partir de Pims afin de coller au mieux aux attentes de vos partenaires.

➡️ Un doute sur la marche à suivre ? C’est ici !