J’ai commencé à exercer dans la billetterie en 2002 chez Gérard Drouot Productions (GDP). A cette époque, les pointages étaient effectués de façon fastidieuse, sous forme de tableaux Excel. Chaque mardi et vendredi, je passais entre trois et quatre heures à rentrer des chiffres de ventes dans des cases, chiffres que je recevais dans le meilleur des cas par fax, ou qu’il fallait que j’obtienne par téléphone pour les plus récalcitrants. Bien évidemment le nombre de concerts/spectacles à traiter et la complexité de certains tableaux (plusieurs tarifs différents dans plusieurs catégories de prix) engendraient bien souvent des oublis ou des erreurs qui pouvaient s’avérer plus que fâcheuses ce qui avait le don d’énerver tout le monde. Sans compter que parfois Excel n’est pas infaillible et que, allez savoir pourquoi, certaines formules ne se recopiaient pas comme elles auraient dû. Et en passant trois heures (au minimum) à faire de la saisie à la chaîne, avec la concentration que cela demande, je n’avais bien sûr pas le temps de vérifier toutes les formules et les totaux… (0 + 0 = ? ok, ok, je sors… 😉 )

L’activité et le nombre de spectacles augmentant de façon exponentielle chez GDP, j’ai commencé par recruter une, puis deux, puis trois personnes pour me seconder les années suivantes. En 2009 nous étions quatre chargés de billetterie, et les pointages mobilisaient 100 % de l’effectif six à huit heures par semaine. Nous passions donc chaque semaine, à nous tous, vingt-quatre heures en moyenne à ne faire que des points. De manière absurde et dépourvue d’une quelconque réflexion, sans jamais pouvoir prendre le temps d’analyser ces données ni d’agir en conséquence dans notre gestion du remplissage, tellement le flux était tendu. Sans parler de la perte de temps et du gaspillage financier. Une hérésie quand on y pense… C’est pourquoi Gérard Drouot a souhaité confier le développement d’une solution de pointages au responsable informatique en poste à l’époque, Fabien Vayssière. Les travaux ont commencé en 2010 et après de longues heures de réunion, de brainstorming et de réflexion, et avec l’aide de son associé actuel Duong Phan, la première version vit le jour fin 2011. Grâce à PIMS nous sommes passés de quatre personnes pendant six heures/semaine à seulement trois personnes pendant trois heures/semaine, soit quinze heures de moins ! Une diminution de plus de 60 % de la main d’œuvre globale ce qui pour une entreprise est un gain énorme en matière de productivité, de réactivité, et bien sûr en termes financiers.

Même si la première version de l’outil était bien plus basique qu’aujourd’hui, ce fut pour nous une réelle avancée technologique. Faire de la saisie et de l’analyse de données sous Excel était devenu obsolète pour notre niveau d’activité et nos besoins. Tandis qu’avec PIMS, c’est le bonheur. Pour les spectacle en ITR* (voir précédent article « Qu-est-ce qu’un pointage ? »), il n’était plus utile de créer de tableaux, de colonnes de tarifs, catégories, réseaux, etc. Les données remontaient toutes seules depuis notre progiciel Trium dès la première vente effectuée ! 😍

Et même si vous avez des spectacles non-interfacés, il suffit de créer vos catégories, tarifs et réseaux de vente une seule fois dans la page qui va bien, et plus besoin de revenir dessus. Sauf évidemment dans le cas d’une création de nouveau tarif en cours de vente. Ce qui sous Excel était un véritable enfer ! La création d’une nouvelle ligne de tarif, décalait toutes les formules de calcul par rapport aux derniers tableaux, un CAUCHEMARD quand on sait qu’il fallait saisir toujours plus de données et rendre sa copie à 13h pétantes…

Quant à la fonction de « Reporting » (ahhhh Isa je te revois encore sautiller de joie sur ton fauteuil 😉 ) quelle révolution dans l’envoi des points aux partenaires ! Mais cela fera l’objet d’un prochain article.

Personnellement, et je pense pouvoir également parler au nom de mon ancienne équipe — je vous embrasse très fort les filles !!! –, cela nous a changé la vie. Et j’espère que PIMS changera la vôtre aussi ! 🙂

*Interface temps-réel